A qualidade do seu recebimento vai dizer muito sobre parte das suas divergências de estoque e nesse post esse é o assunto.
Dedicando atenção a essas 4 atividades, seguramente você não vai eliminar as divergências de estoque, mas certamente vai fechar mais uma "torneira" das várias que existem e comprometem a acuracidade entre a quantidade informada no sistema e a quantidade física existente em seu depósito ou CD.
Papo reto, vamos ver essas 4 atividades.
1. Tenha controle do AGENDAMENTO do seu recebimento
Tá bem, acredito que você pensou, como agendamento pode atrapalhar minha acuracidade de estoque? Diretamente concordo com você, isso não vai impactar nas divergências de estoque. Mas indiretamente pode acontecer sim. Vejamos como. Já vi em diversas operações (até mesmo não sendo empresas matcon) veículos chegarem com entregas de “surpresa”, ou seja, não estava previsto ou até mesmo a operação não tinha agendamento. Sendo assim, não ter agendamento pode fazer com que esse recebimento aconteça às pressas, sem espaço adequado e conferido num cenário com forte possibilidade de falhas operacionais durante a conferência. Também concordo com você que falhas operacionais podem acontecer mesmo com as condições mais favoráveis, mas é inegável que com agendamento e distribuição mais equilibrada do seu recebimento, sua operação vai ter esse ganho.
E por falar em ganhos, ter agendamento equilibrando seu recebimento também vai ajudar em outros dois aspectos: redução da possibilidade de excesso de jornada (leia-se hora extra) por conta de alta demanda não equilibrada anteriormente. Uma constatação disso é quando numa segunda ou terça feira existem grandes volumes de recebimento e nos demais dias nem tanto. E segundo em dias com previsão planejada de baixo volume agendamento (veículos para receber), você consegue distribuir sua equipe de recebimento (ou parte dela) para outras áreas ou atividades dentro da operação.
2. Controle da AVARIA no ato do recebimento
Não quero falar aqui sobre conferir produtos e as avarias devolver (com os devidos trâmites legais) para o fornecedor/transportadora, acredito fortemente que você já faz isso, mas o que quero tratar nessa segunda atividade no recebimento é para os casos de Centros de Distribuição ou até lojas mesmos que recebem produtos em paletes fechados. Se liga aqui!!! Se você faz um controle rigoroso da sua avaria na operação, durante a movimentação interna, nas entregas para os clientes, minha sugestão é que, com base na visão dos fornecedores ou classe de produtos com maior índice de avarias (podemos trazer um artigo exclusivo sobre como monitorar avarias na sua operação) você faça uma conferência mais detalhada no recebimento.
Quando digo conferência mais detalhada (reforçando que me refiro nesse caso aos paletes fechados) quero dizer que nesses casos de fornecedores com alto índice de avaria desmontar os paletes. Um exemplo prático: vamos considerar que os dois fornecedores que possuem maior índice de avarias na sua empresa são tintas e argamassas. Nesses dois casos, quando receber paletes fechados (e obviamente fração não é menos importante) vale a pena numa amostragem, desmontar paletes e conferir a integridade dos produtos e das embalagens. Já vi recebimento de argamassa por exemplo, em que houve uma falha na máquina que formou o palete na indústria e cada camada de produto tinha uma unidade de cada saco com uma abertura o que só poderia ser visto se fosse feita essa abertura no ato do recebimento ou quando fosse expedir. Se fosse notada apenas na expedição, a avaria seria naturalmente absorvida por nossa operação. Pense nisso!
3. Controle de Shelf Life/Validade no Recebimento
Qual o prazo mínimo de validade dos produtos seus conferentes estão orientados para receber um produto? Uma operação de recebimento com uso do WMS essa verificação não é humana, é um parâmetro (obviamente pré definido) mas como a imensa maioria das empresas varejistas matcon não operam com WMS, essa demanda se torna manual, em forma de orientação aos conferentes. Em alguns casos uma checagem/auditoria é realizada por alguma outra área (estoque, compras...) para garantir que esse prazo seja cumprido, evitando assim que existam acúmulos de produtos vencidos na empresa.
Se a resposta para a pergunta que fiz logo na primeira linha desse tópico não estiver clara (e clareza vem com treinamento do procedimento e acompanhamento quanto ao cumprimento), passou da hora de fazer essa definição. Sem essa definição, certamente produtos perto de vencer já foram parar na sua gôndola, na casa dos seus clientes ou até mesmo, venceram antes de tudo isso.
4. Tratamento indicado para sobras, faltas e inversões no recebimento
Outra atividade que precisa de uma clareza muito forte dos funcionários envolvidos na linha de frente do recebimento da sua operação, é com relação ao que fazer em caso de identificar produtos em alguma dessas situações citadas no título desse tópico. Em todos os casos, o time de compras participante das atividades de recebimento no que se refere ao tratamento com fornecedores e eventualmente entrada de notas precisa ser envolvido.
O que fazer em casos de produtos com sobra, faltas ou inversões? Primeiro, a liderança do recebimento não deve aceitar facilmente uma sinalização de sobra, falta ou inversões, na imensa maioria é erro de cálculo ou falha operacional. Mas partindo do princípio de que a anomalia realmente existe, duas situações podem ser feitas e vai depender de cada operação. Uma delas é negociar com o fornecedor para eventualmente adquirir esses itens sobrando (e vai aplicar a devida tratativa de emissão de nota de acordo com a legislação) a outra alternativa é formalizar no documento de transporte que houve essa sobra e a mercadoria retornar com a transportadora. Algumas operações possuem até documentos internos para tratativas dessa natureza. A mesma lógica se aplica para faltas e inversões. Lembrando que cada situação terá o tratamento envolvendo o setor de compras e consequentemente o fornecedor para tratar a melhor alternativa e a dentro da legislação. O que não pode é fazer o recebimento, assinar os canhotos e demais documentos para tratar internamente depois.
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